Datenschutz

ALLGEMEINE HINWEISE ZUM DATENSCHUTZ NACH DEN VORGABEN DER DATENSCHUTZGRUNDVERORNDUNG (DSGVO)

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen, mit uns in Kontakt treten oder Leistungen von uns in Anspruch nehmen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

A. GRUNDLEGENDE ANGABEN

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die:
IKT-Ost AöR
Flurstraße 2
17034 Neubrandenburg
www.ikt-ost.de
E-Mail: service@ikt-ost.de
Telefon: 0395 555 1010
Fax: 0395 555 1099

2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten

IKT-Ost AöR
Flurstraße 2
17034 Neubrandenburg
E-Mail: datenschutz@ikt-ost.de
Telefon: 0395 555 1085

3. Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern

Postanschrift:
Schloss Schwerin
Lennéstraße 1
19053 Schwerin
E-Mail: info@datenchutz-mv.de
Telefon: 0385 594 940

4. Was sind personenbezogene Daten?

Nach der Begriffsdefinition der DSGVO sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Darunter fallen also beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum. Auch Informationen darüber, wie Sie diese oder andere Webseiten nutzen, können personenbezogene Daten sein.

5. Ihre Rechte nach Artikel 15 ff. DSGVO

Nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften haben Sie als Betroffener das Recht, jederzeit unentgeltlich Auskunft über Ihre, bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Darüber hinaus können Sie Ihre Rechte auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie die Rechte auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch jederzeit uns gegenüber geltend machen.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Datenschutzrechte unter bestimmten Umständen gemäß gesetzlicher Vorschriften (z.B. zur Aufbewahrungspflicht von Daten oder bei Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten) eingeschränkt sein können.

Sollten Sie uns Ihre personenbezogenen Daten auf Basis einer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Unabhängig davon haben Sie ferner das Recht Beschwerden bei der Datenschutzaufsichtsbehörde (s.o. Ziffer 3.) zu erheben.

B. INFORMATIONEN ZU EINZELNEN DATENVERARBEITUNGEN

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften nur in dem Umfang und nur solange es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Wir treffen Vorkehrungen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Ihre Daten werden gewissenhaft vor Verlust, Zerstörung, Verfälschung, Manipulation und unberechtigtem Zugriff oder unberechtigter Offenlegung geschützt.

Die technische Infrastruktur für die Verarbeitung von Daten stellt uns die neu-itec GmbH, als unser IT-Dienstleister, zur Verfügung. Dabei greift diese auf technische Dienstleistungen von Unterauftragnehmern zurück. Für die Bereitstellung und Wartung unserer Hard- und Software sowie die Datenträgervernichtung nutzen wir ebenfalls Dienstleister.

Alle Dienstleister haben wir mit Verträgen zur Auftragsverarbeitung auf die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben verpflichtet (Art. 28 DSGVO).

1. Internetauftritt

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Diese Webseite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, eine SSL-Verschlüsselung. Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

a. Protokolldaten

Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf unsere Webseiten und bei jedem Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang folgende Daten in einer Protokolldatei auf unserem Server gespeichert:

– Seite, von der aus die Datei angefordert wurde (sog. Referrer-URL)
– Name der abgerufenen Datei
– Datum und Uhrzeit des Abrufs (sog. „time stamp“)
– Übertragene Datenmenge
– Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
– Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
– Anfragende Domain
– Version des Browsers
– Betriebssystem des Nutzergerätes
– Art des Nutzergerätes (Mobil oder PC/MAC)
– anonymisierte IP-Adresse (Anonymisierung des letzten Oktettes der IP-Adresse)

Die gesammelten Daten dienen der Optimierung von Navigation und Inhalten auf unseren Seiten sowie zur Betriebssicherheit. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird grundsätzlich nicht vorgenommen.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

b. Cookies

Für die Nutzung unserer Webseiten kann es erforderlich sein, dass von den Webservern Cookies eingesetzt werden. Ein Cookie ist eine Datei, die nur lokal auf dem Rechner des Nutzers abgelegt wird, und in der Informationen abgespeichert werden, die im Zusammenhang mit Ihrem Besuch auf der aktuellen Webseite stehen. Cookies helfen uns, unsere Webpräsenz nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen oder sind technisch erforderlich, z. B. für ein geschütztes Login.

Name	Domäne	Funktion	Ablaufdatum
[32-stelliger Session-Cookie]	.ikt-ost.de	Dieser Cookie wird zur Präsentation unserer Webinhalte benötigt.	Sitzungsende
Hash [32-stelliger Session-Cookie]	.ikt-ost.de	Dieser Cookie dient zur Überprüfung des Session-Cookies.	Sitzungsende

In den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers können Sie die Speicherung von Cookies auf Ihrem Rechner erlauben, einschränken oder verhindern. Informationen über die Einstellungen von Ihrem verwendeten Browser finden Sie in der Regel im Bereich der Einstellungen vom verwendeten Browser. Bitte beachten Sie, dass die Funktionalität von Webseiten eingeschränkt oder sogar aufgehoben sein kann, wenn Cookies nicht erlaubt sind.

Weitere Informationen zur Verwendung von Cookies finden Sie auch im Internet auf den Seiten des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (www.bsi.de).

c. Links zu externen Webseiten

Wenn Sie unsere Seite über einen Link verlassen und so auf fremde Webseiten gelangen, können von den angeklickten Zielseiten Cookies gesetzt werden. Für diese sowie die Inhalte der fremden Seiten sind wir rechtlich nicht verantwortlich. Zur Benutzung dieser Cookies und der darauf gespeicherten Informationen vergleichen Sie bitte die Datenschutzerklärung der Zielseiten.

d. Links zur Fernwartungssoftware

Mit der Nutzung des von uns hinterlegten Links zur Fernwartungssoftware TeamViewer verlassen Sie unsere Webseite.

Die Datenschutzerklärung der Firma TeamViewer GmbH können Sie im folgenden Link einsehen: https://www.teamviewer.com/de/datenschutzerklaerung/

2. Erfüllung unserer satzungsgemäßen Aufgaben

Im Rahmen der Erfüllung unserer satzungsgemäßen Aufgaben verarbeiten wir personenbezogene Daten unser Träger, anderer Leistungsempfänger sowie von Schulen.

Dies betrifft einerseits insbesondere Kontaktdaten der Beschäftigten unserer Leistungsempfänger zur Klärung von Aufträgen, Anfragen (z.B. Support) und zur allgemeinen Leistungsabwicklung. Die Rechtsgrundlagen für diese Datenverarbeitungen ergeben sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Vertragserfüllung) und lit. e) DSGVO in Verbindung mit unserer Satzung.

Darüber hinaus verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Ziffer 8 in Verbindung mit Art. 28 DSGVO personenbezogene Daten für die unsere Leistungsempfänger Datenschutz-Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Ziffer 7 DSGVO sind.

Ferner verarbeiten wir personenbezogene Daten der Beschäftigten unserer Geschäftspartner (z.B. Lieferanten, Berater, Dienstleister) und unserer Kooperationspartner. Die Rechtsgrundlagen für diese Datenverarbeitungen ergeben sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Vertragserfüllung) und lit. f) (berechtigtes Interesse) DSGVO.

Wir speichern die personenbezogenen Daten nur solange sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich sind, danach werden Sie grundsätzlich gelöscht, es sei denn wir sind aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten zu einer Speicherung verpflichtet.

Sofern wir personenbezogene Daten auf Basis einer Einwilligung verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO), kann die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn wir sind hierzu gesetzlich verpflichtet oder Sie haben hierin eingewilligt.

3. Kontaktaufnahme per Brief, E-Mail, Telefon, Telefax oder in sonstiger Weise

Wenn Sie uns per Brief, E-Mail, Telefon, Telefax oder in sonstiger Weise z.B. durch direkte Vorsprache kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (z.B. Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet.

Die Rechtsgrundlagen für diese Datenverarbeitungen ergeben sich je nach Art Ihres Anliegens – z.B. Vertragsbeziehung, allgemeine Anfrage, Geltendmachung von Ansprüchen – aus Art. 6 Abs. 1. lit. a) – f) DSGVO. Sofern wir Ihre Daten auf Basis einer Einwilligung verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO), können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wir speichern Ihre Daten bis der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens), Sie uns zur Löschung auffordern oder Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen, es sei denn wir sind aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet.

Wenn Sie eine E-Mail mit schutzwürdigem Inhalt an uns senden wollen, empfehlen wir Ihnen diese zu verschlüsseln, um eine unbefugte Kenntnisnahme und Verfälschung auf dem Übertragungsweg zu verhindern. Zurzeit können wir nur symmetrisch verschlüsselte Nachrichten annehmen, z.B. kennwortgeschützte ZIP-Container.

4. Umgang mit Bewerberdaten

Im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses verarbeiten wird personenbezogene Daten, die Sie uns mit Ihrer Bewerbung einreichen (z.B. Anschreiben, Lebenslauf, (Arbeits-)Zeugnisse, Qualifikationsnachweise), die wir ggf. von Dritten (z.B. Jobbörsen wie Interamt) erhalten sowie die im Laufe des weiteren Bewerbungsverfahrens entstehen (z.B. Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen).

Sofern Sie im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad einer Behinderung) freiwillig mitgeteilt haben, findet eine Verarbeitung nur statt, wenn Sie hierin eingewilligt haben.

Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten dienst primär der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, insbesondere der Feststellung inwieweit eine Eignung für die ausgeschriebene Position gegeben ist. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist dabei für Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 10 DSG M-V.

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen und Stellen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer Bewerbung beteiligt sind, z.B. den Personalrat.

Die Bewerberdaten werden gelöscht, sobald diese für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind; in der Regel spätestens nach 6 Monaten. Dies gilt nicht, wenn Sie einer längeren Speicherdauer zugestimmt haben, die Speicherung zu Beweiszwecken erforderlich ist, oder gesetzliche Regelungen einer Löschung entgegenstehen. Zum Beispiel bewahren wir Ihre Bewerberdaten so lange auf, wie die Möglichkeit besteht, dass Sie uns gegenüber rechtliche Ansprüche geltend machen, z.B. wegen Verstoßes gegen Bestimmungen des AGG.

Führt Ihre Bewerbung zu einer Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns, werden wir Ihre Daten für Zwecke der üblichen Verwaltungs- und Organisationsprozesse und zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der geltenden rechtlichen Vorschriften weiter verarbeiten.

Auch im Rahmen des Bewerbungsverfahrens stehen Ihnen die Datenschutzrechte nach den Art. 15 ff. sowie das Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu (s.o. A.3. und A.4.).

5. Verarbeitung von Daten im Rahmen von Videokonferenzen

Zur Nutzung von Videokonferenzen müssen wir verschiedene Datenarten verarbeiten. Der Umfang der verarbeiteten Daten ist abhängig vom Funktionsumfang der von den Videokonferenzdienstleistern bereitgestellten Videokonferenzsysteme sowie davon, welche Datenangaben der jeweilige Nutzer vor, während und nach einer Teilnahme an einer Videokonferenz macht.

Zu den verarbeiteten Daten gehören in der Regel Meeting-Metadaten: z.B. Datum, Uhrzeit, Dauer, Meeting-ID, ggf. Telefonnummer und der Ort.

Sowie Angaben zu den Teilnehmenden selbst: z.B. Anzeigename („Display name“), Onlinestatus (optional), Statusmeldungen, Profilbild (optional), ggf. E-Mail-Adresse, bevorzugte Sprache.

Darüber hinaus Text-, Audio-, Video sowie weitere Multimediadaten: Für die Anzeige von Videosignalen sowie die Wiedergabe von Audiosignalen sowie Multimediadateien, werden während der Dauer des Meetings Daten vom Mikrofon, einer Webcam / Videokamera oder einer Bildschirmanzeige Ihres Endgeräts (mittels Bildschirme- / Inhalte-Teilen-Funktion) verarbeitet. Letzteres ist z.B. dann notwendig, wenn Sie eine Bildschirmpräsentation halten müssen. Eine Datenübertragung von Kamera und Mikrofon können zu jederzeit und von jedem Teilnehmenden selbstständig an- und abgeschaltet werden. Die Bildschirme- / Inhalte-Teilen-Funktion muss aktiv vom Teilnehmenden betätigt werden und kann auch jederzeit wieder beendet werden.

In einer Videokonferenz haben Sie zudem ggf. die Möglichkeit parallel Chatfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben, das Teilen von Links oder Inhalten, soziale Interaktionen (z.B. Emoticons, Piktogramme, Like-Button bei Kommentaren oder das Versenden von sogenannten GIFs – Graphics Interchange Format) verarbeitet, um diese in Videokonferenzen den Teilnehmenden anzuzeigen.

Die Rechtsgrundlagen für diese Datenverarbeitungen ergeben sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Vertragserfüllung) und lit. f) (berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen) DSGVO bzw. bzgl. Ihrer eigenen Angaben, der Freischaltung von Multimediadaten und Interaktionen während der Videokonferenz auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).

Eine Aufzeichnung von Videokonferenzen findet grundsätzlich nicht statt. Sofern eine Aufzeichnung stattfinden soll, wird dies zu Beginn der Videokonferenz transparent mitgeteilt und – soweit erforderlich – die Zustimmung aller Teilnehmenden eingeholt.

Personenbezogene Daten, welche im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich ausschließlich an unsere Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), also die Dienstleister, die uns bei der Durchführung der Videokonferenzen unterstützen, weitergegeben.

Eine Weitergabe an Dritte findet abgesehen davon nur statt, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet ist (z. B. durch richterlichen Beschluss), oder die Betroffenen ausdrücklich in die Weitergabe ihrer Daten eingewilligt haben.

Stand der Datenschutzerklärung: Januar 2023